GARNET INVEST COLOMBIA S.A.S. (“Garnet”) es una sociedad comercial que presta servicios como agencia de cobranza de cartera empresarial.

La presente Política de Privacidad tiene por objeto informar las prácticas y procedimientos para el tratamiento de Datos Personales de clientes, deudores, partes interesadas, trabajadores, candidatos a empleo y proveedores de Garnet, actuando en la calidad de responsable del tratamiento de Datos Personales.

1.      Identificación de Garnet

Los siguientes son los datos de identificación de Garnet, como responsable del tratamiento de Datos Personales:

2.      Tratamiento de Datos Personales

Garnet tratará Datos Personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, consulta, procesamiento, circulación, reporte, actualización, compilación, intercambio, modificación, corrección, gestión, supresión, cesión, transferencia (a terceros responsables del tratamiento independientes a Garnet ) y transmisión (a terceros encargados del tratamiento, que actúan por cuenta de Garnet ), de conformidad con la Autorización que regula los términos particulares del consentimiento del titular, la presente Política de Privacidad y la legislación de Colombia.

3.      Datos Personales sujetos a tratamiento

Los Datos Personales sujetos a tratamiento por parte de Garnet incluyen los siguientes:

• Información que personalmente identifica al titular: Nombre, identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte), nacionalidad.
• Información de contacto: Correo electrónico, número de teléfono, dirección de correspondencia.
• Interacciones con los titulares: Historial contractual, correspondencia (correos electrónicos).
• Información financiera transaccional: Cuenta bancaria, información sobre pagos y transacciones, incluyendo información necesaria para la prevención de fraudes, historial crediticio y deudas, informes de agencias de crédito, información sobre garantías o colaterales, datos laborales y económicos (empleador, nivel de ingresos, referencias laborales).

4.      Tratamiento de Categorías Especiales de Datos Personales

4.1.            Habeas Data Financiero

Garnet podrá tratar datos personales semiprivados, como información financiera, crediticia y comercial de sus clientes y contrapartes contractuales.

Actuando como usuario o fuente de información financiera, Garnet podrá realizar consultas del historial crediticio y/o reportar información relativa al cumplimiento de obligaciones crediticias ante las centrales de riesgo, de conformidad con las finalidades autorizadas por el titular.

4.2.            Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Los servicios de Garnet NO están destinados para menores de 18 años, por lo que estos Datos Personales NO serán tratados. Si se descubre la recolección involuntaria de Datos Personales de menores de 18 años, se procederá con su supresión inmediata.

Garnet podrá tratar Datos Personales de menores de 18 años solamente en relación con los dependientes de sus trabajadores, con el objeto de prestar beneficios extralegales o adelantar actividades especiales al interior de la empresa, de conformidad con el Aviso de Privacidad contenido en el contrato de trabajo.

5.      Tratamiento de Datos Personales por parte de terceros

De conformidad con la autorización del titular, la Política de Privacidad y/o acuerdos contractuales de transferencia o transmisión, terceros distintos a Garnet podrán acceder y tratar Datos Personales, incluyendo:

• Proveedores de servicios: Podremos compartir Datos Personales con terceros encargados del tratamiento que prestan servicios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, como prestadores de servicios de identificación y verificación – KYC -, prestadores de servicios de almacenamiento, sistemas de análisis de datos, empresas de mensajería, organizaciones para la protección contra el fraude y la reducción del riesgo crediticio. En el caso de los trabajadores de Garnet, se podrá encargar la realización de gestiones de pago de nómina, seguridad social, gestión empresarial y beneficios extralegales.

• Terceros independientes a Garnet: Podremos transferir Datos Personales a terceros, los cuales, en todo caso, tratarán los Datos Personales, de conformidad con el Aviso de Privacidad para el tratamiento de Datos Personales, la presente Política de Privacidad y la legislación de Colombia. La transferencia de Datos Personales Estos terceros podrían incluir, sin limitarse a, entidades financieras, agencias de calificación crediticia, y entidades de cobranza, a efectos de subrogación crediticia.
• Transferencias comerciales: En el marco del desarrollo de la actividad, Garnet puede considerar vender o comprar otras entidades, ampliar y/o expandir el negocio o servicios; en este escenario, los Datos Personales de los usuarios podrían ser transferidos, sujeto a las disposiciones y finalidades consagradas en la presente Política de Privacidad.

6.      Para qué trataremos Datos Personales

Los Datos Personales serán tratados para las siguientes finalidades:

Finalidades generales:

▪          Adelantar auditorías.

▪          Administrar la seguridad de los sistemas y bases de datos.

▪          Adelantar la gestión económica y contable.

▪          Adelantar procesos de transferencia de bases de datos por medio de fusiones, alianzas estratégicas, reorganizaciones, cesiones o ventas de activos.

Finalidades frente a deudores:

1.       Verificar la identidad y autenticidad de los documentos, direcciones de correo electrónico y números telefónicos.
2.     Verificar el cumplimiento de los requisitos jurídicos, contractuales, técnicos y financieros para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
3.   Análisis de riesgos, estadísticos, comerciales, de control y supervisión.
4.   Realizar consultas y reportes ante centrales de riesgos, para verificar el cumplimiento de obligaciones crediticias y/o reportar su incumplimiento, con el objeto de proteger la confianza pública en la actividad financiera, crediticia, comercial y de servicios, así como con fines estadísticos, de control, supervisión y de información comercial.
5.     Verificar antecedentes, consultar listas restrictivas y demás registros gubernamentales para mitigar riesgos asociados con el lavado de activos y financiación del terrorismo.
6.   Evaluar la capacidad financiera de los deudores para definir estrategias de cobranza adecuadas.
7. Utilizar los datos para contactar a los deudores y gestionar la recuperación de deudas, incluyendo el envío de recordatorios de pago y la negociación de planes de pago.
8.                     Mantener actualizada la información de contacto y otros datos relevantes de los deudores para asegurar una comunicación efectiva.
9.   Resolver disputas relacionadas con la deuda, incluyendo la verificación de la información del deudor y la negociación de resoluciones.
10.     Realizar análisis estadísticos para entender tendencias de mercado, patrones de pago y para el desarrollo de nuevos productos o servicios.
11.   Para ejecutar el mandato y realizar el cobro de acreencias, lo cual podría implicar la transferencia de datos personales a terceros contratantes.
12. Procesar pagos.
13.                     Enviar estados de cuenta.
14.                    Remitir información relevante para la ejecución del contrato.

Frente a los deudores suministrados por las bases de datos de clientes

1.       Realizar las gestiones relacionadas con el objeto social de Garnet, esto es la identificación, contacto y cobros de cartera de acuerdo con las solicitudes realizadas por los clientes.
2.     Para actividades de cobro pre jurídico y jurídico, donde Garnet puede actuar en nombre propio o en representación del cliente.
3.   Elaborar estudios, estadísticas, análisis de tendencias, entre otros relacionados con la gestión de cobro realizada por Garnet.
4.   Verificar antecedentes, consultar listas restrictivas y demás registros gubernamentales para mitigar riesgos asociados con el lavado de activos y financiación del terrorismo.
5.     Consultar información del deudor en centrales de riesgo.
6.   Adelantar la comunicación con el deudor previa de reportes negativos ante las centrales de riesgo, por cualquier medio de contacto disponible.
7. Realizar reportes negativos ante las centrales de riesgo.

Con los terceros proveedores o aliados independientes:

1.       Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
2.     Gestionar los aspectos administrativos, contables, financieros, operativos y logísticos
3.   Gestión económica y contable.
4.   Llevar el histórico de relaciones comerciales.
5.     Gestiones tributarias y de recaudo.

6.   Adelantar encuestas de opinión.
7. Verificar antecedentes comerciales y reputacionales.
8.                     Realizar reportes y consultas de las obligaciones vigentes o en mora ante las centrales de riesgo crediticio y operadores de información legalmente establecidos.
9.   Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales propias del contrato de transmisión o transferencia.
10.     Para hacer posible el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los contratos celebrados con terceros proveedores de Garnet, que permiten la ejecución de los servicios ofrecidos por Garnet a sus clientes.

Frente a los trabajadores de Garnet:

1.       Enviar información referida a la relación contractual y obligacional.
2.     Dar cumplimiento a obligaciones respecto del pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, o según lo disponga la ley.
3.   Desarrollar programas de prevención y promoción de salud y seguridad en el trabajo, con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de la relación laboral.
4.   Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento.
5.     Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual, atender solicitudes de información, así como la gestión de reclamaciones, y tramitación de solicitudes de terminación del contrato.
6.   Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario, de conformidad con las disposiciones del reglamento interno y demás disposiciones normativas aplicables.
7. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por

Garnet, los cuales podrán ser accedidos por Garnet en todo momento.

8.                     Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios.
9.   Para el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como de las políticas internas de Garnet.
10.     Verificar la información contenida en la hoja de vida.
11.   Prevenir el fraude o el uso inadecuado de nuestros servicios.
12. Permitir la creación de casos o usuarios en los sistemas de información de Garnet, asociados a la vinculación de trabajadores, así como para el desarrollo de la función estratégica, administrativa, comercial y contable.
13.                     Registrar la información del grupo familiar de los empleados para el cumplimiento de los deberes que la Ley señala, así como para hacerlos participes de las actividades de bienestar o beneficios extralegales.
14.                    Realizar el control de acceso a las instalaciones de Garnet.
15.                      Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para para realizar investigaciones o sanciones de índole disciplinarias o penales según sea el caso.

Frente a los solicitantes de empleo:

1.       Llevar a cabo el proceso de reclutamiento.
2.     Verificar la información suministrada por el solicitante en materia de educación y experiencia laboral.
3.   Informar acerca del resultado del proceso de selección.
4.   Almacenar la hoja de vida para ser considerada en futuros procesos de selección de personal.
5.     Verificar antecedentes, siempre que esté autorizada de forma expresa por el titular, teniendo en cuenta la naturaleza sensible de los Datos Personales a ser verificados. De conformidad con la legislación aplicable, el candidato no estará obligado a conceder esta autorización, a menos que exista una obligación legal o una finalidad legítima en relación con el trabajo a ser desempeñado.

6.   Adelantar procesos de transferencia de las bases de datos por medio de fusiones, alianzas estratégicas, reorganizaciones, cesiones o ventas de activos.

7.      Derechos del titular de Datos Personales

Los siguientes los derechos de los titulares frente al tratamiento de sus Datos Personales:

a)      Consulta:

         Acceder de forma gratuita a los Datos Personales, que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta Política de Privacidad.

         Ser informado respecto del tratamiento de los Datos Personales.

         Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de Datos Personales, salvo cuando esté exceptuado como requisito para el tratamiento.

b)      Reclamos:

         Actualizar y /o rectificar Datos Personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

         Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de Datos Personales, siempre que no exista una obligación legal o contractual que requiera conservarlos en la base de datos.

         Denunciar el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de Garnet o de terceros, en relación con el tratamiento de Datos Personales.

c)      Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en materia de protección de Datos Personales.

8.      Procedimientos para el ejercicio de derechos respecto del tratamiento de Datos Personales

El titular Podrá ejercer sus derechos respecto del tratamiento de Datos Personales, de conformidad con el siguiente procedimiento:

8.1.            Información de Radicación

El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Mediante comunicación electrónica al correo [email protected], el titular podrá realizar consultas o reclamos, suministrando la siguiente información:

1.       Nombre completo.
2.       Acreditación de la calidad bajo la cual actúa (como titular de datos personales o en representación de un tercero).
3.       Datos de contacto (dirección, electrónica y teléfonos).
4.       Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o el reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (acceder a Datos Personales, conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, revocar la autorización, suprimir, denunciar el incumplimiento de deberes).
5.       Los documentos que se quieran hacer valer.
6.         Firma (si aplica) y número de identificación.

8.2.            Procedimiento para realizar Consultas

El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán realizar Consultas sobre sus Datos Personales (solicitar prueba de la autorización, acceder a los Datos Personales y conocer el tratamiento que se le ha dado a los mismos), de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1.       Una vez presentada, la solicitud será analizada para verificar la identidad del titular. Si la solicitud es formulada por una persona distinta al titular y no se acredita que la misma actúa en representación suya, la solicitud será rechazada.
2.       Todas las Consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles, a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular de dicha situación, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la Consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3.            Procedimiento para la presentación de Reclamos

El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán realizar Reclamos sobre sus Datos Personales (corrección, actualización o supresión, o cuando adviertas el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de Garnet en relación con el tratamiento de sus Datos Personales), de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1.       Una vez presentada, la solicitud será analizada para verificar la identidad del titular. Si la solicitud es formulada por una persona distinta al titular y no se acredita que la misma actúa en representación suya, la solicitud será rechazada.
2.       Si el reclamo resulta incompleto, Garnet requerirá al titular para que, dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, se subsanen las omisiones. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que se subsanen las omisiones, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.
3.       Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de esta situación al titular.

4.       El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de este. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular de dicha situación, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la Consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.      Requisito de procedibilidad

Una vez cumplidos los términos señalados, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de sus derechos podrá poner en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

10.  Seguridad en el tratamiento de los Datos Personales

Garnet dispondrá de medidas de seguridad técnicas, físicas y organizativas proporcionales a la sensibilidad y volumen de Datos Personales a ser tratados, con el fin de mantener bajo seguridad y confidencialidad la información. Para lo cual dispondrá de mecanismos técnicos y tecnológicos que permitan el acceso a la información únicamente por las personas de la compañía y terceros con los que se haya suscrito un acuerdo que permita la transmisión de datos.

El tratamiento de Datos Personales se realizará de conformidad con los principios del régimen de protección de Datos Personales, incluyendo la circulación restringida de la información, de modo que sólo el personal de Garnet con funciones relacionadas con el tratamiento de Datos Personales, tendrá acceso a los mismos, así como los terceros que sean contratados por Garnet para que le preste servicios BPO y de cobranza.

11.  Políticas de supresión de los Datos Personales

Los Datos Personales permanecerán en las bases de datos solamente durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican el tratamiento, en ausencia de mandato legal, orden de autoridad competente u obligación contractual que requieran la continuidad del tratamiento. De igual forma se procederá con la supresión de los Datos Personales mediada la solicitud del titular, en los términos de la presente Política de Privacidad, es decir, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la solicitud, prorrogables por una única vez por un término máximo de 8 días hábiles.

Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando: El titular por mandato legal y/o contractual deba permanecer en la base de datos, porque la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, o la investigación y persecución de delitos, en cuanto a los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

12.  Vigencia y modificación

La presente Política de Privacidad rige a partir del 26 de octubre de 2023.

Esta Política podrá ser modificada por Garnet cuando así lo requiera, siempre que no se trate de modificaciones sobre la identidad de Garnet o las finalidades del tratamiento. Modificaciones respecto de las finalidades del tratamiento deberán contar con la autorización previa del titular.